¿Cómo sé si mi evento ha sido un éxito?

¿Necesitas saber si tu evento ha tenido el éxito esperado?, ¿sabes que KPIs utilizar? La medición de los eventos es fundamental para saber si tu evento ha alcanzado los objetivos marcados. En este post te contamos qué son el ROI y los KPIs y cuáles puedes utilizar.

Lo primero que debes conocer es qué son los KPIs y por qué son importantes.

¿Qué es un KPI y qué requisitos debe reunir?

Las siglas KPI derivan del inglés Key Performance Indicator o Indicador Clave de Desempeño. Se trata, por lo tanto, de métricas que se utilizan para analizar la información y conocer la eficacia y la productividad de las acciones que se realizan. En nuestro caso, vamos a centrarnos en la organización de eventos.

En el caso de los eventos, los KPIs pueden ayudar a:

• Conocer si los asistentes están satisfechos.
• Saber qué ventas se han producido como consecuencia del evento.
• Gestionar los recursos materiales y humanos que son necesarios para la organización de eventos.
• Tomar decisiones y crear estrategias en base a datos reales.

Pero, para que un KPI sea válido y útil debe reunir una serie de características y ser SMART, esto quiere decir lo siguiente:

• Specific (específico). Debe medir una sola cosa y no ser ambiguo.
• Measurable (medible). Se debe poder calcular o medir (por ejemplo, se expresa en números o en moneda).
• Attainable (alcanzable). El objetivo al que se dirige el KPI debe ser un reto pero posible.
• Relevant (relevante). El KPI debe aportar información importante en relación al evento.
• Time framed (acotado en el tiempo).Se tendrá que considerar un plazo de tiempo concreto durante el cual medir el KPI.

Los KPIs se pueden utilizar en diversas áreas de tu empresa, además de los eventos, como pueden ser las finanzas, las ventas o el marketing.

¿Qué es el ROI del evento y cómo calcularlo?

El ROI o Return on Invesment (retorno de la inversión) de un evento es, a grandes rasgos, el índice que te ayudará a conocer los beneficios que has obtenido en base a la inversión que has realizado en el evento. Básicamente, se trata de saber si el evento ha sido rentable o no.

La fórmula para calcular el ROI sería la siguiente: ingresos-gastos/gastosx100. De esta forma conocerás el porcentaje de rentabilidad de tu evento.

Para calcular el ROI del evento tendrás que conocer dos aspectos fundamentales:

• Gastos. Son todas las facturas que has tenido que pagar para la organización del evento. Se pueden incluir conceptos como: alquiler de sala o local, alquiler de recursos técnicos (pantallas, iluminación, ordenadores, sonido), recursos humanos (personal de asistencia y personal de seguridad) y catering, entre otros. Para controlar los gastos se puede contratar a una empresa organizadora de eventos, de forma que, con su experiencia, te ayude a elegir a los mejores proveedores y ajustarte al presupuesto.
• Ingresos. Suelen provenir de las entradas, de las ventas de productos o servicios durante el evento, de los recursos económicos que aporten colaboradores o patrocinadores del evento y de las acciones de publicidad que se realicen (por ejemplo, anuncios en prensa, en radio, en buscadores, en páginas web o en redes sociales).

 ¿Qué KPIs puedes utilizar en tus eventos?

Medir un evento requiere elegir los KPIs adecuados que, además de reunir las características que hemos visto antes, pueden ser los siguientes:

• Ventas consecuencia del evento. Para conocer este KPI deberás medir las ventas que se han producido en tu tienda física, en la tienda online y en los stands del evento, desde el inicio al final del evento.
• Número de asistentes. Entre los asistentes podrás diferenciar también quiénes son clientes, quienes no y qué personas han asistido a eventos anteriores.
• Número de descargas de la app de la marca. Si tienes una app de la marca tendrás que medir cuántas veces se la han descargado los asistentes.
• Interés por los ponentes. Para conocer el interés que ha generado cada ponente durante el evento crea encuestas online sencillas que se envíen a los asistentes y en las que valoren a cada ponente.
• Número de inscritos por tipo de entrada. Es habitual que en los eventos existan varios tipos de entrada con precios diferentes. Es importante que midas cuántos asistentes hay por cada tipo de entrada.
• Ingresos. Podrás calcular los ingresos brutos y netos.
• Satisfacción de patrocinadores. También puedes conocerla mediante encuestas online.
• Número de nuevos clientes. Es fundamental saber cuántos nuevos clientes has captado con el evento.
• KPIs en redes sociales. Las redes sociales son una excelente herramienta para dar visibilidad a tu evento y lograr la repercusión que necesitas. Si quieres saber los resultados obtenidos puedes medir aspectos como:
  • Las menciones. Es probable que hayas creado un hashtag para el evento, por lo que podrás ver cuántas personas lo siguen, cuántas lo utilizan o cuántas mencionan a tu marca.
  • Los me gusta. Analiza los me gusta de cada publicación.
  • Las publicaciones. Tus asistentes harán publicaciones de tu evento, que también podrás medir.

Tal y como has visto, medir el éxito del evento es fundamental para conocer si ha sido eficaz o no la inversión que has hecho y aprender para futuros eventos. Si necesitas contratar a una Agencia de Eventos en Madrid, no dudes en contactar con nosotros.