¿Qué personal para eventos podrías necesitar?

¿Quieres organizar un evento y no sabes qué perfiles son necesarios o qué pautas seguir para la contratación de personal para eventos? En este post te contamos las personas que vas a necesitar y las labores que deberán realizar, así como lo que puedes hacer para simplificar todo el proceso.

Personal para eventos: ¿quién debe componer tu equipo organizador?

La organización de un evento es bastante compleja y una de las claves del éxito es la selección del personal para eventos adecuado para cada situación, porque no es lo mismo un concierto de música, que un evento corporativo de una empresa o una boda, por ejemplo. Sin embargo, se pueden establecer una serie de perfiles que van a ser siempre necesarios en el personal para eventos.

• Responsable de logística. Es la persona que se encargará de elementos como el lugar de celebración del evento, las pantallas para realizar proyecciones, el equipo de sonido o las sillas y mesas.
• Responsable de comunicación. Se trata del perfil que se encargará de la difusión del evento a través de notas de prensa, contenido en redes sociales y contacto con medios de comunicación.
• Responsable de patrocinadores. Puede que necesites patrocinadores para tu evento y deberá haber una persona encargada de contactar con aquellos que se adapten a tu actividad y negociar las condiciones del patrocinio.
• Coordinador del evento. Es la persona que maneja todos los aspectos del evento y toma las decisiones importantes consensuadas con el equipo del evento y con la dirección de la empresa o los organizadores.
• Personal de seguridad. En eventos con un gran número de asistentes debe haber un grupo de personas que se encargue de la seguridad, que esté preparado ante cualquier imprevisto.
• Técnicos de sonido e iluminación. Son las personas encargadas de que la “puesta en escena” sea perfecta.
• Encargado del catering. En el caso en que se sirvan comidas y bebidas durante el evento, debe haber una persona que lo organice y que considere, por ejemplo, si entre los asistentes hay alguna intolerancia alimentaria o alergia.
• Personal de apoyo. Pueden ser las personas que reciban a los invitados, realicen el control de acceso y registro o que estén a su disposición en el caso en que necesiten alguna información adicional.
• Personal de limpieza. Es importante que tanto el lugar del evento como los aseos y otras zonas estén en perfecto estado de limpieza, por lo que contar con personal para este fin será de gran ayuda.
• Traductores. En el caso en que se trate de un evento al que acudan ponentes o asistentes que hablen en otro idioma, puedes contratar a traductores que realicen una traducción simultánea.
• Camareros. Si se sirve comida y bebida, deberá haber camareros que la distribuyan entre los invitados.

¿Qué puedes hacer para encontrar personal para eventos?

Básicamente existen dos formas de buscar y encontrar personal para eventos, que son las siguientes:

1. Realizar búsquedas en portales de empleo para cubrir los perfiles que hemos visto en el apartado anterior. Puede que algunos perfiles ya los tengas en la empresa, si se trata de eventos corporativos, por ejemplo. El proceso de búsqueda y selección del personal para eventos es complicado y puede llevar bastante tiempo hasta que se encuentra a las personas adecuadas.
2. Contratar a una agencia de eventos o una empresa organizadora de eventos. Con esta opción:
   • Ahorrarás tiempo, porque la experiencia de los profesionales de la agencia permitirá realizar las gestiones más rápido.
   • Reducirás costes, porque las agencias pueden subcontratar con proveedores y obtener mejores precios debido a la recurrencia.
   • Aumentará tu tranquilidad. La profesionalidad de las personas que trabajan en la agencia de eventos hará que si surge cualquier imprevisto se pueda actuar de forma rápida.

Una agencia de eventos podrá ayudarte en toda la organización del evento prestando los siguientes servicios:

• Creatividad a la hora de convertir la idea que tienes de tu evento en una experiencia inolvidable para los asistentes.
• Gestión del evento. Engloba acciones como la planificación, el equipamiento, los recursos humanos y la coordinación y supervisión de todo el evento.
• Audiovisuales. Se aportan todos los recursos gráficos del evento como vídeos, presentaciones, logos, realidad virtual o aumentada etc. Además se proporcionarán materiales audiovisuales post-evento que se podrán utilizar para la campaña de marketing y comunicación.
• Marketing de eventos. Es una de las piezas más importantes del evento. El objetivo es que tu evento tenga visibilidad antes, durante y después de su celebración.

Se pueden contratar todos los servicios o aquellas partes que se necesiten, de manera que la empresa organizadora de eventos se adapta a las necesidades de cada cliente.

En definitiva, se trata de que tu evento sea un éxito y de que se simplifique al máximo la gestión de manera que los organizadores se puedan centrar en disfrutar del evento y enfocarse en su negocio.