Evento cancelado, ¿y ahora qué?

El coronavirus está alterando nuestra vida cotidiana y para evitar la propagación se están cancelando eventos a nivel nacional, donde todos los eventos que superen las mil personas serán cancelados durante, al menos, un mes. Ante esta situación surge una pregunta esencial para los organizadores y promotores de eventos: ¿qué alternativas existen?, ¿qué hacer con las entradas? En este post queremos plantear una serie de soluciones para que no tengas que cancelar un evento y los eventos corporativos se puedan organizar de otra forma y se mantenga la comunicación de la entidad con sus potenciales clientes.

¿Qué grandes eventos se han cancelado en los últimos días debido al coronavirus?

Las empresas y los gobiernos están actuando para evitar el contagio del coronavirus y se han cancelado diversos eventos en los últimos días como los siguientes:

• Facebook F8. Es la conferencia anual de desarrolladores que se celebra en San José, California (Estados Unidos) y que estaba prevista para los días 5 y 6 de mayo.
• Mobile World Congress de Barcelona. Es el evento más importante para la telefonía móvil y se canceló cuando solo faltaban dos semanas para su celebración.
• Carnaval de Venecia. Aunque el evento se celebró, fue clausurado dos días antes de su finalización debido al aumento de los contagios por coronavirus en Italia.
• Salón del automóvil de Ginebra. Es la cita más importante del sector automovilístico cada año y estaba prevista para los días 5 a 15 de marzo. Se suspendió debido a la medida del gobierno suizo de cancelar los eventos de más de 1.000 personas.

¿Qué alternativas existen ante un evento cancelado?

La cancelación de eventos que se está produciendo ha supuesto que cada empresa organizadora de eventos ponga en marcha su creatividad para ofrecer alternativas. Algunas de esas alternativas pueden ser las siguientes:

• Aplazamiento de la fecha del evento. En algunos casos como conciertos o formaciones puntuales se está dando la opción de aplazar la fecha de celebración. De esta forma, por lo general, los asistentes podrán elegir entre el reembolso del precio de la entrada o utilizarla para la nueva fecha.
• Organización de microeventos. Otra opción que plantean las empresas organizadoras de eventos son los microeventos. Es decir, eventos corporativos más pequeños en los que los asistentes estén muy segmentados. Las características de estos eventos a menor escala son las siguientes:
  • Son eventos exclusivos destinados a un pequeño número de personas.
  • El presupuesto para la organización se puede reducir.
  • Es posible crear experiencias únicas dirigidas a potenciales clientes más maduros, clientes vip, prensa, proveedores o empleados.
  • La estrategia de marketing estará muy enfocada a los potenciales asistentes.
• Uso de la tecnología. La tecnología es la opción que más alternativas puede proporcionar para evitar la cancelación de un evento. Se pueden realizar, por ejemplo, las siguientes acciones:
• Realización de un webinar. Se trata de un seminario impartido online. Su principal característica es que se produce una interacción entre los asistentes online y los ponentes. Funciona casi como un evento en vivo, de manera que se pueden hacer preguntas y comentarios. Se realizan en tiempo real, en una fecha y hora concretos. Por lo general, la logística para un webinar suele ser bastante sencilla: un programa que permita organizarlo, ordenadores conectados a internet, cámara, altavoces y micrófonos. Además, puede existir la posibilidad de un chat en vivo para participar mediante mensajes de texto.
• Retransmisión en Streaming. Actualmente las conferencias y congresos se suelen retransmitir en directo para que tengan una mayor repercusión y puedan asistir aquellas personas que tienen algún obstáculo. Es importante que la tecnología que se utiliza para el streaming sea de primera calidad para que el audio y el vídeo proporcionen una buena experiencia a los asistentes online. Las ventajas del streaming son las siguientes:
  • No es necesaria la descarga de activos que ocupen memoria en los ordenadores.
  • Se puede difundir contenido multimedia como audio, vídeo o presentaciones.
  • El evento se puede retransmitir a cualquier lugar en el que haya conexión a internet.

¿Qué derechos tienen los consumidores ante un evento cancelado?

Si te has propuesto cancelar un evento es necesario que valores si los consumidores pueden exigir la devolución del precio que pagaron por la entrada.

En el caso de la Comunidad de Madrid, por ejemplo, la regulación se encuentra en la Ley de Espectáculos públicos y actividades recreativas que establece los siguientes derechos:

• Derecho a que la representación o espectáculo se desarrolle íntegramente, cumpliendo con el horario, la forma y las condiciones previstas.
• Derecho a la devolución de todo o parte del precio de la entrada en el caso de que el evento se cancele o se modifique y no sea por causa de fuerza mayor.
• Derecho a que existan hojas de reclamaciones a disposición del consumidor.
• Derecho a conocer si la entrada que se compra tiene visibilidad reducida.

Tal y como has visto ante un evento cancelado existen alternativas, pero debes conocer los derechos de los consumidores antes de proceder a modificar o cancelar el evento.