Pasos a seguir para organizar un evento

¿Necesitas potenciar el impacto de tus eventos?, ¿has pensado en contar con la ayuda de una agencia de eventos? Muchas empresas se preguntan cómo organizar un evento que dé visibilidad a su marca, que sea innovador y que atraiga a clientes y haga aumentar la facturación, y la clave está en conocer a fondo el proceso de organización de eventos y todos sus secretos. Te contamos todos los detalles en este post.

Aunque con la difusión de las nuevas tecnologías y del marketing online se podría pensar que los eventos en vivo ya no son útiles o no se utilizan, la realidad muestra todo lo contrario. Las empresas siguen organizando eventos corporativos y creando experiencias únicas para sus clientes.

Según el informe 2019 Global Meetings and Events Forecast de American Express, España se encuentra a la cabeza en cuanto a la organización de eventos junto a Alemania. Los datos más significativos son el aumento de presupuestos y el incremento del número de asistentes. Las principales tendencias que se pueden destacar en el sector de los eventos son las siguientes:

• El uso de la tecnología como una forma de mejorar la experiencia de los asistentes. Actualmente se utilizan herramientas como la realidad virtual o la aumentada para que los clientes vivan experiencias personalizadas y únicas.
• La preocupación por la protección de datos, derivada del Reglamento Europeo de Protección de Datos y de la Ley de Protección de Datos aprobada en España.
• El incremento en la organización de eventos corporativos sobre todo internos y de team building.

Cómo organizar un evento paso a paso

Si quieres saber cómo organizar un evento es importante que tengas claro que la organización de eventos abarca tres fases: antes, durante y después del evento, que se dividen a su vez en subfases que pueden ser las siguientes:

• Contrata a una agencia de eventos. Organizar un evento es una tarea que requiere esfuerzo y coordinación, por eso existen muchas razones por las que una agencia de eventos puede ser la clave para que logres tus objetivos. Te aportará:
  • Experiencia. El conocimiento de los eventos es fundamental para saber lo que funciona y lo que no en cada caso.
  • Ahorro de dinero. Con una agencia de eventos podrás elaborar un presupuesto realista y controlar los gastos. Además, las agencias suelen tener acuerdos con proveedores, por lo que podrán obtener mejores precios.
  • Control. La agencia controlará todos los aspectos del evento para que todo funcione correctamente y no haya errores.
  • Tranquilidad. Contratar a un profesional te aportará la tranquilidad de que tus potenciales clientes quedarán satisfechos.
• Fija los objetivo del evento. Piensa en lo que quieres lograr con tu evento: más visibilidad para tu empresa, lanzar un nuevo producto, captar clientes, fidelizar clientes o empleados. En cualquier caso el objetivo debe ser realista, aunque sea un reto, y medible, para que sepas si lo has alcanzado.
• Establece el público que quieres atraer. Si no conoces a tu público no podrás organizar un evento que les sorprenda. Debes saber todo de tus potenciales asistentes: dónde viven, qué formación tienen, qué relación tienen con tu marca, qué problemas les preocupan. Además, deberás saber dónde encontrarles. Por ejemplo, si vas a organizar un evento para gente joven probablemente les encontrarás en las redes sociales, por lo que es importante que conozcas cómo las usan, cuándo y para qué.
• Determina el presupuesto. Considera todos los gastos e ingresos del evento: venta de entradas, aporte de patrocinadores, catering, alquiler de equipos, contratación de personal, alquiler del local, pago a ponentes… La lista puede ser larga y una agencia de eventos, como decíamos antes, te puede ayudar a reducir los gastos y ajustarte al presupuesto.
• Selecciona el tema, fecha y lugar. Para elegir el tema vas a necesitar mucha creatividad, porque deberá ser innovador y, a la vez, estar relacionado con tu marca. En cuanto a la fecha del evento es fundamental que no coincida con algún otro evento importante. Finalmente, el lugar también es esencial ya que deberás estar preparado para el caso en que confirmen más asistentes de los previstos o llueva si tu evento es aire libre. Piensa alternativas y adelántate a lo que pueda ocurrir.
• Distribuye responsabilidades. La organización de un evento requiere un equipo en el que se distribuyan responsabilidades y se coordinen todas las actuaciones para evitar tareas duplicadas y errores. Básicamente vas a necesitar a los siguientes profesionales:
  • Una persona que se encargue del alquiler del espacio donde se va a celebrar el evento y de toda la logística de pantallas, equipos de sonido, sillas mesas etc.
  • Un encargado del contenido que se genere para el evento y de hablar con los ponentes que van a participar.
  • Un community manager que se encargue de las redes sociales, de crear una comunidad y de difundir el evento.
  • Una persona que se encargue de hablar con potenciales patrocinadores y alcanzar acuerdos con ellos.
  • Una persona que organice a los asistentes: entradas, registro, acreditaciones etc.
• Elabora un cronograma. La planificación del evento es fundamental y cuando tengas claros los objetivos y las personas que quieres que asistan, tendrás que elaborar un cronograma con las fechas de cada acción de forma que esté todo preparado y que no surja ningún imprevisto que puedas prever.
• Utiliza el marketing de eventos. Puedes plantear diversas estrategias como el email marketing, el uso de las redes sociales, los medios offline (radio, televisión etc.). Con el marketing de eventos podrás:
  • Mejorar la imagen de tu empresa
  • Impulsar la interacción con tus clientes
  • Captar la atención de los asistentes
  • Educar a los asistentes
• Elige la forma de sorprender. Un evento que no genere sorpresa en los asistentes seguramente no tendrá éxito. La sorpresa puede derivar de un ponente estrella inesperado, del uso de tecnologías como la realidad virtual o aumentada. Es fundamental el uso de la creatividad para generar emociones.
• Contacta con ponentes. Los ponentes del evento pueden ser el elemento definitivo para que tus potenciales clientes se decidan a asistir. Busca a personas con expertise en el área que te interesa, habla con ellos y prepara alternativas por si alguno de los ponentes finalmente no puede asistir.
• Envía las invitaciones y haz seguimiento. Un punto clave de la organización es el envío de invitaciones. Segmenta a tu público objetivo y elabora invitaciones personalizadas. Para poder hacer seguimiento, utiliza herramientas que automaticen el envío y podrás controlar quién abre la invitación, quién no y quién se registra para asistir al evento.
• Promociona el evento. Es el momento de dar a conocer tu evento y podrás hacerlo mediante folletos, publicidad en redes sociales, notas de prensa, llamadas telefónicas o reuniones con patrocinadores, por ejemplo.
• Celebración del evento. Una vez que toda la organización esté controlada llega el momento de la verdad, el día de la celebración del evento. Deberás estar atento a que la experiencia de los asistentes sea buena desde que entran (por ejemplo, evita que en el registro se formen largas colas para entrar), hasta que salen.
• Haz seguimiento y mide. El evento no termina cuando todos abandonan la sala y cierras las puertas. Llega la hora de medir. Puedes hacer encuestas de satisfacción a los asistentes con preguntas sencillas, y medir los resultados eligiendo los KPIs adecuados: número de asistentes, ventas durante el evento, descargas de la app de tu marca, número de veces que se ha compartido contenido relacionado con el evento en las redes sociales etc.

En definitiva, organizar un evento es como crear un gran puzzle en el que cada pieza debe encajar a la perfección para lograr tus metas.