KPIs que debes utilizar para medir el éxito de tu evento

¿Sabes si tu evento ha sido un éxito?, ¿conoces los KPIs que puedes utilizar para medir tu evento? Si has organizado un evento pero no has medido determinados parámetros, no vas a conocer información esencial de tus potenciales clientes. En este post te contamos qué es un KPI, qué características debe tener para ser eficaz y qué KPIs puedes utilizar para medir el éxito de tu evento.

¿Qué es un KPI y para qué sirve?

Las siglas KPI derivan del inglés Key Performance Indicator, que en español se traduciría como indicador clave de desempeño. Se trata de métricas que se utilizan para analizar la efectividad de determinadas acciones, en este caso las derivadas de la organización de un evento.

Los KPIs aportan ventajas como las siguientes:

• Te ayudan a recabar información muy útil sobre el evento
• Son fundamentales para tomar decisiones tanto en tiempo real sobre el evento como sobre futuros eventos que organices
• Te permitirán comparar la información y definir las acciones más efectivas y aquellas que necesitan ser mejoradas
• Con las nuevas tecnologías como el Big Data o la automatización, los KPIs ayudan a que las mediciones sean mucho más sencillas y precisas
• Se adaptan a cada campo concreto ya que se pueden utilizar en recursos humanos, finanzas, marketing u organización de eventos.
• Dan una visión de 360 grados del evento y ayudan a ver los puntos fuertes y débiles en la organización de eventos.

¿Qué características deben tener los KPIs para ser útiles?

Para medir el éxito de tu evento no sirve cualquier KPI sino que debe tener algunas características esenciales, es decir, deben ser SMART, esto significa:

1. Specific (específico). El KPI que elijas debe ser concreto y medir una sola variante.
2. Measurable (medible). Es fundamental que el KPI te dé información que se pueda calcular.
3. Attainable (alcanzable). El objetivo al que se orienta el KPI debe ser posible y a la vez todo un reto.
4. Relevant (relevante). Lo que mide el KPI debe aportar valor para medir el éxito de tu evento.
5. Time framed (acotado en el tiempo). Debes establecer el momento preciso en el que comenzarás a medir y en qué momento se alcanzará el objetivo concreto para ese KPI.

¿Qué KPIs puedes utilizar para medir el éxito de tu evento?

Ahora ya sabes cómo elegir un KPI y es hora de que conozcas los KPIs más habituales en los eventos según diversas áreas:

Presupuesto

• Ingresos vs. gastos. Deberás considerar todas las fuentes de ingresos (entradas, patrocinadores) y gastos (contratación de una agencia de eventos, catering, alojamiento, transporte, material audiovisual, alquiler de la sala). Los datos que obtengas los deberás comparar con el presupuesto inicial de manera que veas si lo has respetado o si era realista.

Asistentes al evento

Otro de los aspectos clave a medir en los eventos son los asistentes. En relación a estos puedes medir diversos aspectos como:

• La cantidad total de asistentes y compararla con el número de personas que se registraron inicialmente para asistir. Si hay mucha diferencia tendrás que ver la causa por la que no asistieron.
• El número de asistentes que ya habían acudido a un evento anterior.
• El número de asistentes que son clientes potenciales y los que son familiares o amigos de los organizadores.
• El número de asistentes que han comprado tus productos o servicios durante el evento o en fechas posteriores.

Ingresos derivados del evento

En este aspecto también puedes realizar varias mediciones, por ejemplo:

• Ingresos obtenidos por las ventas de tus productos o servicios antes, durante y después del evento.
• Número de unidades de productos o servicios de tu marca vendidos durante el evento.
• Ingresos obtenidos por partners o patrocinadores del evento. Si sus ingresos han sido buenos, probablemente vuelvan a colaborar en próximos eventos.

Acciones en redes sociales

Una de las herramientas más útiles para la difusión de un evento son las redes sociales ya que te permiten realizar acciones de marketing que pueden tener un alto impacto y un bajo coste. Cuando realizas acciones en redes sociales puedes medir multitud de aspectos como:

• Número de veces que la marca ha sido mencionada en redes sociales.
• Número de veces que se ha utilizado el hashtag del evento.
• Número de veces que se ha compartido información relativa al evento.
• Número de me gusta de cada publicación en cada red social.
• Número de seguidores en redes sociales después del evento (para compararlo con los que había inicialmente)
• Número de comentarios que se han realizado en cada red social y en cada publicación.
• Número de veces que se han compartido las publicaciones en redes sociales sobre el evento.

Página web

Los datos que te proporcione la página web de tu empresa también son fundamentales para medir el éxito de tu evento:

• Visitas a tu web
• Tiempo medio de las visitas
• Procedencia del tráfico
• Palabras clave por las que los usuarios encuentran tu web
• Reputación del dominio en los buscadores
• Enlaces a tu web desde otras páginas y calidad de esos enlaces
• Conversiones realizadas en tu página web

Tal y como has visto la organización de eventos no termina cuando ya se ha celebrado, sino que llega el momento de medir todos los resultados y compararlos con los objetivos que te habías marcado.